De nombreux membres ont posé des questions concernant le statut de nos nouveaux sites web (HPAC et ACVL) et le système de gestion des membres qui y est associé, en raison d’un manque d’informations ou d’informations erronées.
Cette lettre d’information est entièrement consacrée à ce sujet et nous espérons que les membres prendront quelques instants pour s’informer sur les faits relatifs à ce sujet important.
En quoi consiste le projet « site web » ?
- Deux sites web frontaux (ceux que vous voyez lorsque vous allez sur hpac.ca ou acvl.ca) et
- Un système de gestion des membres (MMS), qui est une application web hébergée sur un serveur et qui gère les données complexes relatives à nos membres. À première vue, on pourrait croire qu’il n’y a pas beaucoup d’informations à enregistrer pour chaque membre (coordonnées, qualifications des pilotes, date d’expiration), mais en fait la base de données contient un historique complet des transactions pour chaque membre, enregistrant chaque « événement » dans l’histoire du membre au sein de l’HPAC. Plusieurs milliers d’enregistrements sont reliés les uns aux autres pour rendre tout ce qui figure dans votre profil de pilote : toutes vos qualifications, l’instructeur qui vous a délivré chaque qualification (y compris la date, vos notes d’examen, votre temps de vol et vos numéros de vol), l’historique complet de votre adhésion, les dossiers des instructeurs (historique de l’instruction, qualifications délivrées, historique de la certification et de la recertification) et plus encore ; le SGM assure également la conformité avec nos procédures opérationnelles normalisées en ce qui concerne les qualifications, la mise à jour de l’adhésion, les qualifications et la mise à jour de l’instructeur, etc.
En tant que membre, vous voyez l’interface du site web, mais seulement une petite partie de l’interface du SGM (votre profil de pilote, la liste des membres actuels, le renouvellement de l’adhésion et quelques statistiques sur les membres). Seuls l’administrateur et un membre autorisé du conseil d’administration ont un accès complet à tous les détails des dossiers des membres. Le trésorier, les présidents de comités autorisés et les instructeurs ont un accès spécial aux seules informations dont ils ont besoin pour remplir leurs fonctions.
Voici comment se décompose le développement du projet global.
Détails techniques
- Système de gestion du contenu du site web (CMS) : WordPress
- Plate-forme d’application MMS : Ruby on Rails
- Plate-forme de base de données : SQL
- Intégration du paiement électronique : PayPal
Comme pour le site web actuel, il s’agit du système de paiement électronique entièrement intégré pour les nouvelles adhésions et les renouvellements. - Intégration de la signature électronique : DocuSign
Cela comprend l’intégration complète des renonciations électroniques dans le processus d’adhésion et de renouvellement, ainsi que le stockage et la récupération sécurisés des renonciations signées, au cas où elles seraient nécessaires à l’avenir.
Nouvelles fonctionnalités
- Renonciations en ligne
- Soumission en ligne des évaluations des pilotes
- Moins de processus manuels pour des coûts de bureau réduits
- Enregistrement en ligne des cours dispensés par les instructeurs
- Prise en charge des appareils mobiles
Un peu d’histoire
Après un départ malheureux du conseil d’administration de l’époque en 2009, avec l’échec de la livraison d’un remplaçant pour les sites web et les systèmes de gestion de données actuels, qui a conduit à une action en justice de la part du conseil d’administration de l’époque, la relation avec ce développeur a été définitivement rompue en 2012. Le Conseil a alors pris la décision de repartir à zéro :
Sous la direction de Dom Juretic en tant que président, le conseil d’administration de l’époque a lancé un renouvellement organisationnel de l’ensemble de l’association, de sa gouvernance, de tous ses programmes et de ses communications. Il s’agissait notamment de mettre à jour les statuts pour les rendre conformes à la nouvelle loi fédérale sur les sociétés sans but lucratif, d’examiner et de mettre à jour toutes les procédures opérationnelles normalisées, de créer un conseil des instructeurs principaux, d’examiner et de mettre à jour les qualifications des pilotes, de mettre à jour les assurances et d’élaborer un nouveau bulletin électronique ; en bref, il s’agissait de passer en revue tout ce que faisait l’APHP. La dernière pièce serait les sites web et le système de gestion des membres, étant donné que ces deux éléments dépendent de tous les autres.
Pour les sites web, les options étaient les suivantes
- de faire appel à des développeurs professionnels hautement qualifiés, travaillant à temps plein, qui seraient en mesure de fournir des services sur plusieurs mois pour un coût compris entre 50 000 et 75 000 dollars, compte tenu de la complexité des exigences de notre système de gestion des données relatives aux membres.
- Faire appel à des développeurs professionnels hautement qualifiés travaillant à plein temps dans le secteur, qui travailleraient à temps partiel sur notre projet, pour un montant total de 24 000 dollars sur une période beaucoup plus longue. En outre, tout le contenu des sites WordPress devrait être produit en interne par HPAC.
Le conseil d’administration du jour a décidé d’opter pour l’option 2.
Voici ce qui a été trouvé au début du projet :
Les sites web frontaux actuels devraient être entièrement réorganisés et en grande partie réécrits à partir de zéro, compte tenu des changements organisationnels qui ont eu lieu (par exemple, la révision des procédures opérationnelles standard régissant l’association), de l’évolution des besoins des pilotes en matière de recherche d’informations (par exemple, l’accès par des appareils mobiles), des nouveaux groupes qui recherchent le site web (par exemple, les propriétaires fonciers), de l’élagage des informations obsolètes du site web actuel et de la réorganisation des informations pour les optimiser en vue d’un accès rapide.
Le système actuel de gestion des membres était étroitement intégré aux sites web frontaux et comportait une fonctionnalité de gestion du contenu des sites web. En outre, le système dorsal avait été développé, corrigé et ajusté pendant de nombreuses années et, malheureusement, aucune documentation n’était disponible pour décrire la structure de la base de données ou les associations entre les différentes tables de la base de données.
La base de données existante nous a très bien servi pendant de nombreuses années, mais sa structure avait besoin d’être mise à jour :
- séparer le CMS du site web du MMS
- passer à des technologies actuelles et soutenues et
- simplifier autant que possible le nouveau MMS.
En conséquence, les développeurs ont dû procéder à une rétro-ingénierie de l’ensemble de la base de données, créer une application pour migrer les données de l’ancienne structure vers la nouvelle, et effectuer des tests significatifs pour s’assurer qu’aucune donnée pilote ne serait perdue – un processus extrêmement complexe qui a pris beaucoup de temps.
Où en sommes-nous aujourd’hui ?
Il s’agit d’un projet de renouvellement organisationnel de cinq ans, long certes, mais pas inhabituellement long, compte tenu de l’expérience de plusieurs de nos organisations sœurs dans d’autres pays. Beaucoup d’entre elles ont également payé beaucoup plus cher pour le niveau du site web dont HPAC/ACVL disposera.
Bien qu’un contrat ait été conclu en mai 2016, les nouveaux développeurs n’ont pu commencer à travailler sur les nouveaux sites web qu’à l’automne 2016, après que tout le contenu des sites WordPress ait été rédigé par HPAC et que des décisions aient été prises concernant les fonctionnalités requises pour le back-end. Les développeurs travaillent donc (à temps partiel) depuis un peu plus d’un an.
Les sites WordPress frontaux sont terminés à 98%, en anglais et en français, l’Association en a pris livraison et ils sont sur nos serveurs. Les images sont encore en train d’être modifiées, de petits éléments de contenu sont encore en train d’être ajoutés, et les liens vers l’application MMS (votre carte de membre, adhésion/renouvellement, statistiques d’adhésion, liste des pilotes), seront ajoutés lorsque le MMS sera complet et en ligne.
L’application MMS est achevée à 75 % et se trouve également sur nos serveurs ; le code source est en notre possession. Le développement et les tests sont en cours et nous nous efforçons de déployer l’application le plus rapidement possible.
Les deux développeurs sont des professionnels très expérimentés qui travaillent à plein temps dans le secteur : L’un est développeur principal pour un système de marketing international à Vancouver et l’autre est développeur principal pour l’une des plus grandes plateformes internationales de commerce électronique, à Toronto.
La priorité
La priorité absolue est de mettre en place l’ensemble du système et de le faire fonctionner. Nous pourrons ensuite ajouter du contenu supplémentaire aux sites WordPress et étendre les fonctionnalités du MMS en fonction des besoins. Comme nous utilisons des plateformes ouvertes pour tous les développements, nous aurons la possibilité d’utiliser les mêmes développeurs ou des développeurs différents pour les travaux futurs, en fonction de nos besoins en termes de coûts et de calendrier.
Jetez-y un coup d’œil et n’hésitez pas à nous faire part de vos commentaires à l’adresse admin@hpac.ca ; c’est votre association et ces sites sont les vôtres :
En attendant la mise en ligne du MMS, les nouveaux sites web sont disponibles à l’adresse beta.hpac.ca et beta.acvl.ca.
Nous vous remercions.
Margit Nance, directrice exécutive, HPAC
Nick Jones, Vice-président, HPAC et Liaison avec le conseil d’administration du projet de site web